1
Kỹ năng tổ chức
công việc
2
Lời giới thiệu
3
I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc
bạn phải làm như thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng như thế
nào, ưu điểm, cách vận hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.
• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận
hành xe..
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.
4
1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công
việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm
nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong
nội bộ DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được
giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định
nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
5
2. Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
Tổ chức công việc được giao.
Tổ chức mạng lưới công việc.
Sắp xếp hồ sơ.
Sắp xếp vị trí làm việc.
Xác định thứ tự ưu tiên công việc.
Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…
6
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
2. Định biên nhân sự
3. Xác định bản mô tả công việc
4. Sắp xếp công việc cho NV.
7
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và
nhiệm vụ.
• Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất
của một bộ phận.
• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ
phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách
hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản
phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó
chính là chức năng của bạn.
8
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để
thực hiện được nó.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty,
vậy làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy
trình tuyển dụng là gì?
• Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo
phương pháp 5W1H.
9
1.2 Xác định quy trình
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
• Where: Làm việc đó ở đâu.
• When: Làm việc đó khi