Annex 1 Expert Meeting on Documenting and Archiving  Intangible Cultural Heritage  UNESCO – Paris / 12‐13 January 2006      1. INTRODUCTION  1.1 Background  This paper is meant to give information on the meeting on documentation and  archiving in the field of intangible cultural heritage (ICH) that UNESCO’s Intangible  Heritage Section will organise in Paris on 12 and 13 January 2006. The meeting will  provide  a  platform  for  exchange  of  experiences  and  reflections  on  a  variegated  subject which  has  become  of  primary  urgency,  since  documentation  of  intangible  cultural heritage is one of the safeguarding measures mentioned in article 2.3 of the  Convention for the Safeguarding of the Intangible Cultural Heritage.   Documentation  is  explicitly  mentioned  in  the  Convention  as  one  of  the  measures  to be used  for  realising  the purposes of  the Convention. Documentation  will also be a necessary component in the proposals that will be made by States for  the  inscription  of  intangible  cultural  heritage  elements  on  the  Lists  that  are  established  by  the Convention.  It will  also  be  essential  to  investigate  the  relation  between  inventory making  and documentation,  since  all  States Parties  to  the  2003  Convention will have  to draft one or more  inventories of  the  ICH present  in  their  territory. For the text of this Convention (hereafter called “the 2003 Convention”), see  annex 1.   It  is  important  to  emphasize,  right  from  the  beginning,  that  all  safeguarding  measures mentioned in article 2.3 of the Convention aim at ensuring the viability of the  intangible cultural heritage and that an important characteristic of the 2003 Convention  is its emphasis on the participation in safeguarding measures of the communities and  groups that create, maintain and transmit this heritage.    1.2 Purpose of the meeting  Through  the exchange of views and experiences between experts representing  different  disciplines  and  stakeholders  such  as  representatives  of  communities  of  tradition  bearers  and  representatives  of  national  authorities,  the  purpose  of  the  meeting is to study the needs for documentation created by the 2003 Convention and  to  establish what  approaches  and  practices  suit  best  the  various  purposes  of  the  Convention and what new approaches have to be investigated.   Many  countries  already  have  experience  in  documenting  and  archiving  elements of their ICH. However, purposes and, consequently, approaches used differ  widely  from each other. There are extremely valuable collections of documentation  in the field of ICH in many parts of the world. The States Parties to the Convention  will have  to be advised on whether and how  these  collections  can be used  for  the  benefit of the implementation of the 2003 Convention.  The outcome of  the meeting might be a set of recommendations reflecting  the  different  experiences  and  expectations  of  states  and  disciplines,  and  offering  a  number  of  complementary  or  alternative  methodologies  for  documentation  for  different  goals.  The  debates  and  conclusions  of  the meeting  are  also  intended  to  make a contribution  to  the elaboration of  thematic manuals on  the safeguarding of  different domains of the intangible cultural heritage.  It  is  for  sure  that  the  States  Parties  will  ask  for  examples  of  best  practices  concerning  recording  as well  as  documentation  and  archiving  of  elements  of  the  intangible  cultural heritage. UNESCO  intends  to  collect and diffuse good and best  practices in the field of the safeguarding of the ICH, including its documentation.    1.3 Participants  The meeting will be attended by invited experts with experience in the practice  of  producing,  processing,  storing  and  making  accessible  documentation  of  ICH  elements. The experts, coming from many different countries, do not represent their  countries: they are invited to speak in their own name, not bound by any mandate of  political constraint. All permanent delegations to UNESCO will be invited to send an  observer.      2. THE 2003 CONVENTION  2.1 Historical Background  The  2003  Convention  was  not  the  first  standard‐setting  text  prepared  by  UNESCO  in  the  field of  the protection of  the  intangible  cultural heritage:  the year  1989 saw the adoption of the Recommendation on the Safeguarding of Traditional Culture  and  Folklore. That  recommendation proved  to  be  less  successful  than  hoped  for  in  terms of  follow‐up activities  in Member States. An obvious  reason  for  this was  its  non‐binding  character.  However,  in  the  decade  following  its  adoption,  the  Recommendation was critically analysed. This resulted not only in a recommendation  to prepare an  instrument of a more binding  character, but also, while doing  so,  to  rethink fundamentally goals, target groups, definitions and approaches.   It was  recommended, among other  things,  that a new  instrument was  to be a  tool for communities wishing to safeguard their ICH and for authorities wishing to  assist  communities  in  doing  so,  rather  than  for  researchers  eager  to  describe  and  analyse elements of  that same heritage  for scientific purposes. The new  instrument  would also have to address processes rather than products.   UNESCO in the meantime created programmes aiming at the protection of ICH  and  at  raising  awareness  about  its  existence  and  importance,  for  instance  by  initiating  in  1997  the programme of  the Proclamation  of Masterpieces  of  the Oral  and  Intangible Heritage of Humanity. After preliminary discussions at  the 30th  session of  UNESCO’s General Conference  (1999),  the  31st  session  of  the General Conference    2 decided in 2001 that a new standard‐setting instrument, preferably a convention, was  to be prepared. Two years  later UNESCO’s General Conference eventually adopted  the Convention in October 2003. The new Convention is intended as the counterpart  to  UNESCO’s  1972  Convention  concerning  the  Protection  of  the  World  Cultural  and  Natural  Heritage,  better  known  as  the  World  Heritage  Convention.  The  2003  Convention will enter into force in April or May 2006.    2.2 Definition and domains  Article 2.2 of the 2003 Convention presents a non‐exhaustive list of five domains  in which the intangible cultural heritage is manifested:  (i) oral traditions and expressions, including language as a vehicle of the intangible  cultural heritage;  (ii) performing arts;  (iii) social practices, rituals and festive events;  (iv) knowledge and practices concerning nature and the universe;  (v) traditional craftsmanship.  Article 2.1  is more of a descriptive nature. It describes  the ICH as  the practices,  representations,  expressions,  knowledge  and  skills  ‐  as  well  as  the  instruments,  objects,  artefacts and  cultural  spaces associated ‐  therewith  that  communities, groups and,  in  some  cases, individuals recognize as part of their cultural heritage. So, the Convention wishes to  safeguard  temporary  and  ephemeral  manifestations  (practices,  representations,  expressions), as well as the knowledge and the skills needed for the performance of those  manifestations,  and movable  elements  (instruments,  objects,  artefacts)  and  built  and  natural  settings  (cultural  spaces)  that  are made  use  of  for  the  enactment  of  these  temporary manifestations.  Article 2.1 states further that this intangible cultural heritage is transmitted from  generation  to  generation,  that  it  is  constantly  recreated  and  that  it  provides  its  bearers with a sense of identity and continuity.  This  same  article  finally  informs  the  reader  that,  under  this  Convention:  consideration will be given only to such intangible cultural heritage as is compatible  with international human rights instruments, as well as with requirements of mutual  respect  among  communities,  groups  and  individuals,  and  of  sustainable  development.  It  should  be  specified  that  the  2003  Convention  intends  to  safeguard  living  intangible  cultural  heritage  ‐  that  is  such  manifestations  that  are  spontaneously  transmitted  from  generation  to  generation,  that  are  liable  to  change  at  every  manifestation and  that are  representative  for groups and  communities,  in being of  primary importance for their sense of identity and continuity.           3 2.3 Documentation, identification, inventory‐making  Article 2.3 of the Convention defines the term “safeguarding” as measures aiming  at ensuring the viability of the intangible cultural heritage. This viability can be obtained  by protecting, restoring or creating the conditions that ensure continued enactment,  recreation  and  continued  or  renewed  transmission  of  intangible  cultural  heritage  practices  and  expressions.  Such  measures,  intended  to  protect  processes,  are  specified  in great detail. They are  said  to  include  the  identification, documentation,  research,  preservation,  protection,  promotion,  enhancement,  transmission,  particularly  through formal and non‐formal education, as well as the revitalization of the various aspects  of such heritage.   Article  11  states  that  States  Parties  have  to  identify  and  define  the  various  elements  of  their  ICH with  the participation  of  communities, groups  and  relevant  NGOs. That the Convention is serious about this can also be understood from article  2,  which  defines,  for  the  purposes  of  the  Convention,  ICH  as  practices,  representations,  expressions,  knowledge  and  skills  that  communities,  groups  and,  in  some cases, individuals recognize as part of their cultural heritage.   The  first  paragraph  of  the  next,  twelfth  article  stipulates  that  (T)o  ensure  identification with  a  view  to  safeguarding,  each  State  Party  shall  draw  up,  in  a manner  geared to its own situation, one or more inventories of the intangible cultural heritage present  in its territory.  The  Intangible  Heritage  Section  organized  in  March  2005  a  meeting  on  inventory  making  in  the  field  of  intangible  cultural  heritage;  the  report  of  that  meeting, which  soon will  also  be  available  in  French,  is  attached  as  annex  2.  It  became evident that these inventories will be quite different in their approaches from  State to State (for instance domains covered, depth of description, primary ordering  parameters) and  that  in many cases  inventory making will constitute a  first step  in  documentation.   Member  States  will  be  supported  by  UNESCO  in  their  task  of  setting  up  national  inventories.  According  to  article  20  of  the  Convention,  international  assistance may be granted for, among others, the preparation of inventories in the sense  of articles 11 and 12.  The  relation between  inventory making, as asked  for by  the Convention, and  different types of documentation and archiving will have to be elaborated.  In this context it is to be emphasized that article 15 of the Convention stipulates  that (W)ithin the framework of its safeguarding activities if the ICH, each State Party shall  endeavour  to  ensure  the widest  possible  participation  of  communities,  groups  and, where  appropriate,  individuals  that  create, maintain  and  transmit  such  heritage,  and  to  involve  them actively in its management. Thus, the Convention explicitly expects States Parties  to the Convention to involve in their national safeguarding activities the groups and  communities who  are  the  holders  and  transmitters  of  the  elements  that  are  to  be  safeguarded.      4 3. ORGANS OF THE CONVENTION, OPERATIONAL DIRECTIVES AND MANUALS  3.1 Organs  The  Convention  will  enter  into  force  three  months  after  the  deposit  of  the  thirtieth instrument of ratification (by the end of 2005, 28 States already ratified). The  States Parties, who will  jointly constitute  the Convention’s General Assembly, will,  after that entry into force, during the first session of their General Assembly, which  probably  will  start  on  27  June  2006,  elect  from  their  midst  an  18‐member  Intergovernmental  Committee  for  the  Safeguarding  of  the  Intangible  Cultural  Heritage.   Articles 16 and 17 of the 2003 Convention stipulate that the Intergovernmental  Committee  shall  establish,  respectively,  a  Representative  List  of  Intangible  Cultural  Heritage  of  Humanity  and  a  List  of  Intangible  Cultural  Heritage  in  Need  of  Urgent  Safeguarding.  It will also prepare, as part of  the operational directives, criteria  for  the  inscription  of  elements  of  the  intangible  cultural  heritage  on  those  lists.  The  Committee  will  further  select,  for  granting  international  assistance,  various  programmes and projects, thereby focusing on intangible cultural heritage inscribed  on  the List  of  Intangible Cultural Heritage  in Need  of Urgent Safeguarding  and on  the  preparation of inventories.    3.2 Operational directives and manuals  The  Convention  does  not  prescribe  in  detail  the  system  of  world‐wide  cooperation for the safeguarding of the intangible cultural heritage it advocates. This  will be the task of the operational directives, to be prepared by the Intergovernmental  Committee for discussion and approval by the General Assembly of the Convention  (see  article  7  of  the  Convention),  that  will  guide  the  interpretation  and  the  implementation  of  the  2003  Convention.  Unlike  the  text  of  the  Convention,  operational directives can be relatively easily subject to updating and adjustment: not  only  the  intangible  cultural heritage  itself  is  evolving, but  also views  about  it  and  about its safeguarding, which also differ from region to region, are bound to change  over time.  The operational directives will  also have  to give  indications on  inventory making,  documentation and access to them. In this regard  it  is worth referring to article13.d  (ii), which asks States Parties to endeavour to adopt appropriate measures aimed at,  among other  things,  ensuring  access  to  the  intangible  cultural  heritage while  respecting  customary practices governing access to specific aspects of such heritage.  To explain the working of the Convention to State Parties and provide guidance  for the implementation of safeguarding measures, several manuals will be produced.  The manuals  foreseen  so  far  are:  (1)  a general manual,  (2) one on  social practices,  rituals and  festive events,  (3) one on oral  traditions and expressions and  (4) one on  traditional dance and music. The manuals are  intended to serve practitioners  in the  communities, other experts (for instance those working in institutions specialising in  research  and/or  documentation  and  archiving)  and  decision  makers  in  their  safeguarding actions and to assist these actors in implementing the provisions of the  Convention.  The  manuals  will  be  written  by  experts  from  all  regions;  they  will    5 introduce  the  various  domains  of  the  intangible  cultural  heritage  and  deal  with  methodologies  for  the  implementation  of  safeguarding  measures,  including  documentation,  inventory‐making  and  access  to  them. The manuals  are  to  contain  large numbers of examples of good practices, and analyses of problematic questions  encountered so far while taking into account regional differences in approaches and  appreciations.     4 Documentation and archiving in the spirit of the 2003 Convention  4.1 The context repeated  The  2003  Convention,  besides  other  goals,  wishes  to  contribute  to  the  safeguarding  of  ICH  (see  article  1),  “safeguarding”  meaning  measures  aimed  at  ensuring the viability of the ICH (see article 2.3) and “ICH”, for the purposes of this  Convention,  meaning  traditional  but  living  practices,  expressions  and  representations,  and  underlying  skills  and  knowledge,  as  well  as  associated  instruments, objects, artefacts and cultural spaces,  that by communities and groups  are recognized as part of their cultural heritage (see article 2.1). It seems appropriate  in this context to emphasize that ICH traditionally  is mainly transmitted orally and  that  recording  and  documentation  should  respect  the  oral  dimension  of  the  ICH  expressions  and  practices.  This  means  that  when  we  are  speaking  about  documentation and archiving in relation to the 2003 Convention, we are dealing with  the need to record, to document, to archive and to make accessible the enactment and  transmission  of  living  practices  in  their  social  context,  with  a  number  of  clear  purposes, and under certain conditions as determined by the Convention.     4.2 Purposes: safeguarding, memory, sharing, research    UNESCO’s  Secretariat  is  preparing  the  implementation  of  the  2003  Convention,  including  the  drafting  of  a  number  of  manuals  that  will  introduce  safeguarding measures for different domains of the ICH and illustrate them through  the provision  of best practices.   Indications  on how best  to  record, document  and  archive elements belonging to the different domains of the ICH (for these domains,  see article 2.2) will have to be provided. While doing so, different target groups will  have  to  be  kept  in mind:  from  professionals working  in  research  institutions  and  archives, who often so  far have been working with materials belonging  to  the past  mainly  (and/or  in  traditions  where  knowledge  is  mainly  transmitted  in  written  form),  to  – on  the grass‐root  level ‐  community members wishing  to  contribute  to  safeguarding ICH elements.    Since  the  Convention  stresses  the  value  and  the  function  of  ICH  for  the  communities  and  groups  concerned,  as  well  as  the  importance  of  its  continued  transmission, it seems clear that the function of ICH elements and the way or ways in  which  they  are  transmitted  deserve  appropriate  attention  in  the  processes  of  recording and documentation.  Article 2.3 of  the Convention  indicates  that documentation of  ICH  is one of  many  different  safeguarding  measures,  which  means  that  a  major  function  of    6 documentation  should  be  contributing  to  continued  enactment  and  continued  transmission  of  ICH  elements.  The  challenge  is  whether  and,  if  yes,  how  documentation might contribute  to continued  transmission  in  traditional ways and  how  it may  contribute  to  the development  of  new  forms  of  transmission,  in  both  types of cases without in the act freezing the element in question.    The “freezing” question may have to be tackled in a more general sense; it is  often  feared  that  documentation  of  a  living  tradition  may  contribute  to  its  standardization.  The  establishment  of,  for  instance,  one  canonical  text  for  an  epic  tradition which knows a  lot of variation and,  in fact,  is constantly recreated, would  not be in the spirit of the Convention.    Since  the  Convention  assigns  an  important  place  to  the  communities  and  groups who are the bearers of ICH traditions, the next function of documenting ICH  to be considered might be providing depositories of their ICH manifestations to the  communities.  Especially  ICH  elements  that  are  about  to  disappear  might  be  documented to preserve them, for the memory of the community (or, for that matter,  the country/nation) for the coming generations. Easy access is here imperative.    A  third  function of documentation  should be  sharing  ICH worldwide,  thus  celebrating human creativity and cultural diversity.  In  this regard one may refer  to  article 1 of the Convention and article 16 which introduces the Representative List of  the ICH of Humanity, among other things in order to ensure better visibility of the ICH  and awareness of its significance.    The  final general goal might be  collecting  and documenting  for  the  sake  of  research.    Restricted  but  specific,  and  from  the  point  of  view  of  the Convention  very  important  requirements  regarding  recording,  documentation  and  archiving  are  posed  by  the  obligation  for  the Convention’s  States Parties  to draft  inventories  of  their  ICH  and  by  the  possibility  for  States  Parties  to  submit  ICH  elements  for  inscription on the Convention’s Lists (see paragraphs 4.3, 4.4 and 4.5 below).      4.3 The relation between inventories and documentation     As mentioned above, States Parties to the Convention are required to identify  and define  the ICH present  in  their  territory  (article 11) and, as a  third  introductory  safeguarding measure,  to  draft  one  or more  inventories  of  that  heritage  (article  12).   Often  these  inventories present  or will present  only  limited  information.  In many  States  there  is  so much  to  inventory  that  it  does  not  seem  possible,  if  only  for  financial and capacity considerations,  to create  in one go systems  that provide  full‐ fledged  information  about  all  inventoried  elements. Moreover,  it  does  not  always  seem advisable to provide all information available, in view of intellectual property  rights  issues and questions of access, for example because a community,  in view of  the secret or sacred character of some ICH elements, does not wish these elements to  be documented, or even to be mentioned in a generally accessible inventory.    7   The meeting may wish  to  address  the question which points  –  if  relevant  –  should be addressed  in any  inventory of  ICH  elements. The  following  list may be  used as a starting point:  ‐ Short but maximally informative title;    ‐ Community concerned/language involved;  ‐ Location(s);    ‐ Domain(s) concerned;    ‐ Characteristics of the expression/tradition;    ‐ Associated tangible elements (if any);    ‐ Availability of associated tangible elements?  ‐ Name of the element as used by community concerned;    ‐ Performed at what occasion(s)?    ‐ Performed by whom (age/gender/names)?    ‐ How transmitted?    ‐ Viability, or level of endangerment;    ‐ Threats (if any);    ‐ Relevant local organisations (NGOs and others) (if any);    ‐ Community explicitly agreeing to listing?    ‐ Reference to literature/discography, audiovisual material?  ‐ Information collected by?  ‐ Information collected when?    4.4 National Representative Lists  One of the outcomes of the March 2005 meeting on inventory making pointed  in the direction of a suggestion to States Parties to the Convention to create, on  the  basis of their national inventory (or inventories) a restricted National Representative  List of ICH. The elements listed there should be selected in such a way that they are  representative  of  the  ICH  of  the  various  communities  and  groups  that  can  be  distinguished  in a given country, and, hence, of  that of  the country as a whole. All  National  Representative  Lists  should  meet  certain  uniform  criteria  that  are  in  conformity with the conditions that can be found in the Convention and that are to  be  established  by  the  Intergovernmental  Committee  for  the  Safeguarding  of  the  Intangible  Cultural  Heritage  that  will  implement  the  Convention.  Elements  that  States wish to propose to the Committee for listing and/or funding in the framework  of  the 2003 Convention, should be  taken  from  these  lists.  The need  to recommend  the  creation  of  such  national  lists  was  felt  since  the  inventories  that  States  are  establishing vary greatly as to – for instance ‐ make up, domains covered and depth  of information provided. Elements listed in the National Representative Lists would  need more  extensive  information  and documentation  than  elements  that  are  listed  only in the inventories.      8 4.5 Documentation and inscription on the Convention’s Lists  Files that will be submitted by States to the Intergovernmental Committee  in  order  to propose  the  inscription of an element of  the ICH present  in  their  territory,  will  need  to  contain  profuse  information  and  documentation  on  the  element  proposed.  All  points  that  minimally  will  have  to  be  addressed  in  national  inventories,  should  also  be  addressed  –  but more  extensively  –  in  proposals  for  inscription, and  the proposed element should be  thoroughly documented  in a way  that is appropriate for the specific domain(s)of the ICH it belongs to (see article 2.2).  Similar requirements may be posed concerning elements of ICH that will be placed  on the possible National Representative Lists that were mentioned above.  Proof  that  the proposed element  is representative and distinctive  for a given  community,  that  it  is  living  and  traditional,  and  in  conformity  with  generally  accepted  international  human  rights  instruments  will  have  to  be  provided.  If  applicable, factors threatening the viability of the element in question will have to be  extensively discussed  and  a  realistic  action plan  aimed  at  remedying  the  situation  will have to be provided. Audiovisual recordings will have to be added that clearly  demonstrate practices and performances, as well preparations  for  them,  their social  and  cultural  contexts  and  functions;  finally,  extensive  proof  of  the  prior  and  informed  consent  of  the  community  concerned  for  listing  and,  if  applicable,  for  safeguarding  measures,  is  to  be  given.  Reference  is  to  be  made  to  extensive  bibliographies, discographies and collections of audiovisual materials, if present.  Independent experts, invited and coordinated by an umbrella‐NGO, will have  to  evaluate  such  submissions.  The  NGO  will  advise  the  Intergovernmental  Committee which  is  then  to  decide whether  the  element will  be  inscribed  on  the  Representative  List  only,  on  both  the  Representative  List  and  the  Urgent  Safeguarding List, or – since the proposal fails to meet the requirements – on whether  is  not  to  be  inscribed  at  all.  The  requirements  concerning  information  and  documentation that are to be provided by States Parties, will have to be specified in  the  Convention’s  Operational  Directives  which  will  be  prepared  by  the  Intergovernmental Committee.  Proposals  for  inscription  on  the Representative List  should not  only define,  identify and document the element  in question, they should also meet a number of  explicit  criteria  that  follow  from  threshold‐stipulations made  in  the Convention. A  first  discussion  about  such  criteria  took  place  during  an  expert meeting  held  at  UNESCO HQ on 5‐6 December 2005;  the set of criteria  that was  formulated at  that  time  will  be  edited  and  offered  to  the  Intergovernmental  Committee  for  further  discussion and elaboration.  The  report  of  the  5‐6 December  2005 meeting  is not  ready yet. The  criteria,  formulated at that occasion, are nevertheless already presented here in a preliminary  and  adapted  form  (the  first  four  of  these  criteria  together may  be  considered  as  constituting a test for representativity).    9 Proof must be given that the element submitted for inscription:  (i) is  considered by  the  community, group  or,  if appropriate,  the  individuals  concerned as part of their cultural heritage;  (ii) provides  the  community  or  group  involved with  a  sense  of  identity  and  continuity, based on shared experience and collective memory;  (iii) is  rooted  in  the  community  or  the  group  in  which  it  is  continuously  transmitted and recreated;   (iv) would enhance, by being  inscribed on  it, the diversity of ICH on  the List,  thus  reflecting  cultural  diversity  worldwide  and  testifying  to  human  creativity;  (v) is already inscribed on a National Representative List that complies with all  relevant  criteria  established  for  selection  for  the  Convention’s  Representative List ;  (vi) is submitted with the prior and informed consent of the community, group,  or,  if  applicable,  the  individuals  concerned  and  that  it/they  has/have  participated   at  all  stages  of  processes  of  identification,  definition,  documentation and nomination;   (vii) is being  effectively  safeguarded  through appropriate means and measures,  or may be effectively safeguarded by means of a well elaborated and feasible  plan for safeguarding.    4.6 Domains and approaches: practical questions  Documentation of ICH for all purposes mentioned above has to cater for  the  different domains  that are distinguished  in article 2.1 of  the Convention,  that  is:  (i)  oral  traditions  and  expressions,  including  language  as  a  vehicle  of  the  intangible  cultural heritage; (ii) performing arts; (iii) social practices, rituals and festive events;  (iv)  knowledge  and  practices  concerning  nature  and  the  universe;  (v)  traditional  craftsmanship. Other domains may be added  in the future; candidates could be: (a)  traditional games and plays, (b) culinary traditions, (c) places of memory.    The  experts  might  wish  to  discuss,  from  a  comparative  perspective,  their  experiences  with  recording  and  documenting  of  different  types  of  ICH,  while  keeping  in  mind  that  the  Convention  is  as  much  ‐  if  not  more  ‐  interested  in  processes, in functions and values as perceived by the communities themselves, and  in preparations within  the  community,  and  in  the  interaction  between performers  and  audiences during  the performances  themselves,  than  in  final products. When  speaking about handicrafts, for instance, it is rather production processes and related  traditions  and  practices,  the  related  knowledge  and  skills  and  underlying  values,  than the objects produced that should get the main attention.     10 It will also be necessary to discuss the relative usefulness of different types of  recording,  from  simple  transcriptions  till  full‐fledged multi‐media  approaches,  in  relation to the widely divergent domains to be covered, and in relation to the various  purposes for which the Convention advocates or requires recording, documentation  and – possibly – archiving. Finally,  financial  constraints will also have  to be  taken  into  account;  since  there  are  countless  ICH  elements which  ask  for  recording  and  documentation, and  since  the  financial possibilities differ  from country  to  country,  exchanges  of  experiences  about  how  to  limit  costs  while  keeping  up  quality  standards will also be welcome.     4.7 Actors and communities: organisational and ethical questions  The  States  Parties  to  the Convention  are  encouraged  to  create  or  designate  competent  bodies  for  the  safeguarding  of  the  ICH,  including  “documentation  institutions”, to facilitate access to them, and further to foster scientific and technical  studies with  a  view  to  effective  ICH  safeguarding  (article  13  of  the Convention).  Article  15  asks  all  States  Parties  to  ensure  the  widest  possible  participation  of  communities, groups and, where appropriate, individuals that create, maintain and transmit  the ICH, and to involve them actively in its management.  The Convention leaves it to its States Parties to develop their own strategies as  to  the  involvement of “competent bodies” and  institutions, and of  the communities  of practitioners. Concrete  information about good practices  from a wide variety of  countries  would  be  most  welcome,  specifically  about  well‐tried  approaches  for  involvement of communities of tradition holders and practitioners.   Access to documentation and archives deserves a good deal of attention  since  article 13 of  the Convention does not only wish  that measures be  taken  that aim at  facilitating the access to documentation institutions but also that customary practices  governing access to specific aspects of the ICH be respected.   Exchanges between archives and other institutions in former colonial powers  and  in  developing  countries might  also  be  discussed;  experiences  in  this  respect  would be welcome.    UNESCO is eager to collect practical experiences with protocols or agreements  that  give  communities  the  possibility  to  agree  or  not  to  agree  to  recording,  documentation and archiving of elements that belong to their ICH, and to negotiate  their conditions concerning access and possible profit‐sharing.   There  are  several more general  codes of  ethics  at  the  international, national  and local levels, dealing with, among other things:  ‐ The  Protection  of  the  integrity  and  the  preservation  of  the  context  of  archived materials,  ‐ Probity in access, collection development and other transactions,  ‐ The right of access,    11 ‐ Observing the ‘rule of law’ and policy‐based decision making,  ‐     Integrity, honesty, accountability and transparency,  ‐ Confidentiality,  Apparently  the  FIAF  is  the  only  audiovisual  archiving  federation  to  have  adopted a  formal code of ethics (it did so  in 1998) and adherence to  it  is obligatory  for its members (http://www.fiafnet.org/uk/members/ethics.cfm).  In  view  of  the  complementary  mandates  of  UNESCO  and WIPO,  the World  Intellectual Property Organization, when  it comes to the protection or safeguarding  of ICH elements, the meeting will not be asked to deal extensively with  intellectual  property  rights:  whereas  UNESCO’s  Convention  wishes  to  maintain  or  restore  conditions under which manifestations of ICH can be enacted and transmitted,  it  is  WIPO which  is studying  the possibilities of developing an  international  instrument  for  protecting  the  property  rights  of  communities  and  groups  over  their  ICH  practices and expressions.    Intangible Heritage Section, UNESCO/Paris 06‐01‐2006      12