documentation-and-elearning-part-6-article.pdf

Loading ...
Global Do...
News & Politics
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
Documentation and e‐Learning (Part 6): Get Real! – Delivering Training to  
Mobile Users 
 
By Dave Powell, Documentation Manager, SyberWorks, Inc. 
Would you like (or do you need) to deliver current or future courseware and documentation 
directly to mobile users wherever they are… on their cell‐phone screens… without having to make 
significant changes to your LMS? You can start doing so right now, thanks to the ever‐inventive 
Japanese. Their amazingly simple technique allows you to bring greater reality into both the 
courseware students receive and the environments where they receive it... and, in fact, will let 
them receive it anywhere. 
 
This is possible using “QR (Quick Response) Codes.” In Japan, you’ll see these quirky square “bar 
codes” everywhere… on billboards, magazine pages, advertisements, coupons, store windows, 
product packages, busses, taxis, and even T‐shirts, caps, scarves, and tattoos. They’ve even 
covered skyscrapers with ‘em. When a viewer (wherever they happen to be) points their cell‐
phone camera at one of these codes (wherever it happens to be) and photographs or “scans” it, 
their hand‐held device immediately launches the web‐page URL, displays the text block, calls the 
telephone number, or displays the Short Message Service (SMS) message that was “encoded” in 
the QR‐Code image. 
 
Many e‐Learning Applications 
The ways that QR Codes can be used in e‐Learning, blended training, and even product 
documentation are limited only by your imagination. They could, for example: 
 Bring mobile‐phone learners directly to your training portal, to enroll in and take online 
courses.  
 Enable cell‐phone users to call up assignments, reference/reading lists, and other training‐
support materials in subways, busses, taxis, or anywhere… without using PCs.  
 Build online training catalogs containing both web links (for PC users) and corresponding 
QR Codes (for mobile users). 
 Let students at training PCs call up extra information and resources on their phones, 
through QR Codes in course screens, PowerPoint slides, Adobe Flash movies, PDFs, and 
printed class materials. 
 Allow classroom attendees to call up schedules, building maps, and other useful 
information from QR Codes posted throughout the facility or campus.  
 Permit students in seminars that aren’t equipped with PCs to access extra information and 
resources through their phones. 
 Allow students taking physical training (like police or fire‐fighting drills) to receive 
information on their phones that’s pertinent to both where they are and what they are 
doing at the time.  
 “Tag” objects and displays in physical training settings, so that students can view 
instructional videos, usage guidelines, or safety information about them.  
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
 Take students’ cell phones to Google Earth destinations that are pertinent to course 
material. 
 Take online or classroom students to assessment pages that run presentations and ask 
questions about them. 
 Collect training feedback from students through SMS messaging. 
 Make e‐Learning materials accessible to people who don’t have computers or can’t use 
them (but who can use cell phones). 
 Allow users to view product documentation wherever they happen to be... without using a 
PC. 
 
A simple four‐step process is all that’s needed to pull this off in your e‐Learning projects: 
 
 Tell learners how to load free QR Code readers into their phones. 
 Create needed QR‐Code images through a free web service. 
 
Include these QR‐Code images in your training pages, sites, and materials. 
 Tell your mobile learners how to use the new codes. 
Here’s more about each of these steps: 
 
Getting QR Code Readers into Users’ Phones 
There’s a whole infrastructure out there to support QR Code applications. Both Europe and Asia 
are way ahead of the U.S. in this area.  Several Web sites permit any cell‐phone or iPhone user to 
determine if a QR Code reader is available for their device. And if one is, they can usually 
download it directly into their phone. (NOTE: Many BlackBerry devices contain their own 
“Messenger” QR‐Code scanner for connecting with friends… and in our tests, this scanner could 
also launch web content from QR Codes.) 
 
Here are just a few of the sites for doing this search: 
 
 Kaywa 
 
I‐Nigma  
 Quickmark  
 Barcode  
 
Once a reader is activated in the user’s phone, it’s easy to read QR Codes. Depending on the 
phone and reader software, the user either takes a snapshot of the QR Code or simply scans the 
phone’s camera across it. The linked content then appears on the phone’s screen. 
 
You can tell your mobile learners about these QR‐Code reader sites through emails, ticklers, and 
your online training portal. 
 
Creating QR Codes 
Please omplete the form below to continue readin. Upon submitting your information a
communication dialog box will appear, pleas select allow.
1. Email*
2. First name*
3. Last name*
4. Organization*
5. Phone*
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
The next step is to create the QR Code images that you’ll use in your e‐Learning screens and 
materials. This too is easy, and the many generators out there include: 
 Kaywa 
 
I‐Nigma 
 Adobe AIR 
 Snappr.net 
To use Kaywa’s, for example: 
1. Go to Kaywa’s code generator page: 
 
2. In the Content type area, select URL, Text, Phone Number, or SMS. 
3. In the Content area, enter the URL or other content that the QR Code will launch 
(http:// is already included… and necessary… for URL content). 
4. Select the Size (M or L is usually fine). 
5. Click Generate! 
6. Right‐click the QR Code image that appears, save it, and then import/paste it into any 
document… Adobe Photoshop image, Microsoft PowerPoint slide, Word document, 
spreadsheet, class handout, online HTML course page, or whatever. 
7. Users’ cell phones can then go directly to the encoded content by photographing or 
scanning the image… wherever you placed it. 
Snappr.net is an interesting generator. Once you open a free account, you can create QR Codes 
linked to music files, images, URLs, and polling/voting applications. Also of great interest for e‐
Learning applications is their: 
 Geo‐targeting controls, which can trigger alternative content based on user location.  
Please complete the form below to continue reading. Upon submitting your information a
communication dialog box will appear, please select allow.
1. Email*
2. First name*
3. Last name*
4. Organization*
5. Phone*
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
 An application called MMS that supports users whose cell phones don’t have available QR 
Code readers. These users can photograph the QR Code with their phone’s camera, email 
the image to Snappr@Sannpr.net, receive a link back to the content hosted on Snappr.net, 
and then use their phone’s internal browser to launch the link. 
And again, you can tell your mobile learners how easy it is to photograph/scan these codes, 
wherever they see them during their training. 
See For Yourself 
If you’d like to see how this all works, I encourage you to load a QR Code reader into your own cell 
phone or iPhone (and if you have a BlackBerry, it may already have the software). Then scan these 
QR Codes one at a time and see where they take you: 
 
A Few Downsides  
While QR Codes are easy to set up and use, here are some points to keep in mind: 
 
 Users whose phones don’t have cameras are out of luck. 
 Web navigation is still fairly difficult on most cell‐phone screens. Standard website layouts 
usually require too much panning, scrolling, expanding, compressing, and squinting for 
easy use, and it takes a powerful device (like a Nokia N95 or Apple iPhone) to mitigate the 
pain.  
 This could be addressed through some page redesign on your end… or you could contact a 
service like Brand Attention (http://www.brandattention.mobi/mobile.php) that redesigns 
web pages for display on mobile devices. When their own page opens, note the how its nav 
controls and content run down the left side of the screen, in a narrow, mobile‐readable 
column. We viewed it on several phones here at SyberWorks, and it worked quite well 
indeed. 
Please complete the form below to continue reading. Upon submitting your information a
communication dialog box will appear, please select allow.
1. Email*
2. First name*
3. Last name*
4. Organization*
5. Phone*
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
 
If mobile users are an important part of your training market, you could create similar 
mobile‐viewable duplicates of your existing e‐Learning pages. Then, with those pages’ URLs 
converted to QR Codes, learners who scan the codes will go directly to your mobile‐training 
pages through their phones.  
 Obsolescence is another potential downside. Mobile devices are inching ever closer to 
being able to scan and interpret plain text through their cameras. When that happens, 
using QR Codes to encode URLs could become unnecessary. And tomorrow’s mobile text‐
recognition could capture and process an almost infinite variety of printed information.  
 But even if this happens, QR Codes are much less tedious to enter than URLs. They are also 
fun to use, which may always appeal to some learners... especially younger ones (most of 
whom will know what to do the instant they see one of them!).  That may be why the 
BlackBerry includes a QR Code reader… to appeal to younger “mobiles.”  
 
Related Links 
 
Here are a few interesting QR‐Code resources:  
 
 http://en.wikipedia.org/wiki/QR_Code 
 http://www.beqrious.com/ 
 http://etec602.wikispaces.com/QR‐code 
 http://2d‐code.co.uk/ 
 http://www.qrme.co.uk/ 
 http://reader.kaywa.com/tryoutzone 
 http://emilychang.com/2008/10/qr‐codes‐mobile‐tagging/ 
 http://zxing.org/w/decode.jspx 
 http://searchengineland.com/what‐is‐a‐qr‐code‐and‐why‐do‐you‐need‐one‐27588 
 http://www.joeyanne.co.uk/index.php/2010/02/11/barcode‐and‐qr‐code‐fun/ 
 http://www.denso‐wave.com/qrcode/qrfeature‐e.html 
 http://www.google.com/help/maps/favoriteplaces/business/barcode.html 
 http://www.qrstuff.com/ 
 http://www.2dsense.com/default.aspx?id=details&sid=overview&tid=0 
 http://moblearn.blogspot.com/2006/09/qr‐codes‐anyone.html 
 http://molenetprojects.org.uk/moletech 
 
And click this link for a list of sites that discuss QR Codes in mobile e‐Learning applications. Here 
are some of the more interesting ones I found: 
 
 http://www.digital‐learning.info/ 
 http://www.jisc.ac.uk/whatwedo/programmes/elearning/ltig/qr.aspx 
 http://www.qrcode.es/?p=350&language=en 
 http://blogs.bath.ac.uk/qrcode/ 
 http://blogs.bath.ac.uk/qrcode/qr‐codes‐and‐moodle/ 
 http://mlearning.edublogs.org/?s=2D+barcodes 
Please complete the form below to continue reading. Upon submitting your information a
communication dialog box will appear, please select allow.
1. Email*
2. First name*
3. Last name*
4. Organization*
5. Phone*
411 Waverley Oaks Road
Building 3, Suite 319 
Waltham, MA 02452 
www.syberworks.com 
1‐888‐642‐7078 
 
 
 http://www.elearningguild.com/content.cfm?selection=doc.1057 
 
With QR Codes, students can access your e‐Learning portals anywhere—in printed workbooks, 
online course pages, classrooms, or out in the streets. The codes can be taped to the walls of your 
training facilities, painted on the exterior of your headquarters, and even printed on the back of 
that ratty old baseball cap you wear to work every day. And I… standing right behind you on the 
subway or street corner… could scan your cap’s QR Code and immediately be taken to your e‐
Learning portal, marketing/blog site, or even your product documentation.  
 
THAT’S very cool! 
 
About the Author 
Dave Powell is Documentation Manager for SyberWorks Inc., a privately‐held supplier of e‐Learning software and 
training. For the past 15 years, he has written award‐winning marketing collateral and user documentation for 
hardware/software companies like PictureTel, 3Com, Philips Medical Systems, Polaroid, and SyberWorks. Prior to that, 
he edited and wrote for publications like Computerworld, Infosecurity News, Networking Management, Digital Design, 
LightWave, Popular Computing, Harvard Business Review, and Leaders. (During that time, he also served as an author 
and Editorial Advisor for Sesame Street.)  
About SyberWorks 
SyberWorks, Inc. (www.syberworks.com) is a leader in the custom e‐Learning Solutions and Learning Management 
System industries for Fortune 1000 corporations, higher education, and other organizations. Located in Waltham, 
Massachusetts, the company serves the multi‐billion‐dollar e‐Learning market. Since 1995, SyberWorks has developed 
and delivered unique and economical solutions to create, manage, measure, and improve e‐Learning programs at 
companies and organizations in the United States, Canada, Europe, and other countries. 
Plese complete the form below to cntinue reaing. Upon submittig our informatin 
communication dialog box will appear, please select allow.
1. Email*
2. First name*
3. Last name*
4. Organization*
5. Phone*