<p> 1 Ruj. Kami : KP(BKEW)(PK)1587/6/A-4( 8 ) Tarikh : 3 Jun 2008 Semua Ketua Jabatan/Bahagian Semua Pengarah Pelajaran Negeri Kementerian Pelajaran Malaysia Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/Puan, SURAT PEKELILING KEWANGAN BILANGAN 8 TAHUN 2008 ARAHAN PERBELANJAAN BERHEMAT KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA TUJUAN 1. Surat Pekeliling ini bertujuan untuk menguatkuasakan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008 mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat kepada semua Ketua jabatan/bahagian di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). Sesalinan Pekeliling berkenaan disertakan untuk rujukan. LATAR BELAKANG 2. Selaras dengan Pekeliling tersebut, semua Ketua Jabatan dikehendaki memberi perhatian serius ke atas peruntukan masing- masing dan memastikan pelaksanaan sesuatu program/projek/aktiviti adalah mengikut perancangan, selaras dengan jumlah peruntukan yang diluluskan dan dibelanja mengikut peraturan kewangan. Langkah-langkah segera untuk mengawal perbelanjaan secara berhemat, cekap dan berkesan perlu diambil. 2 3. Pada masa ini KPM melalui Bahagian Kewangan (Bkew) sedang mengenalpasti penjimatan peruntukan tahun 2008 untuk diagihkan bagi kerja-kerja penyelenggaraan sekolah dan asrama khususnya melibatkan pembaikan tandas, kantin, dewan makan dan lain-lain, di samping peruntukan untuk pembelian perabot, peralatan dan kelengkapan sekolah dan asrama bagi pelajar dan guru. KAWALAN DALAMAN PERBELANJAAN BERHEMAT Kawalan Perbelanjaan 4. Agihan baki peruntukan Jabatan/Bahagian adalah tertakluk kepada prestasi perbelanjaan dan justifikasi. Pengurangan peruntukan sebanyak 5% hingga 20% dari baki belum diagih akan dikenakan kepada semua Jabatan/Bahagian. 5. Keperluan peruntukan tambahan (jika ada) hendaklah dikemukakan dengan justifikasi kukuh ke BKew selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa. Permohonan pindah peruntukan/agihan semula (jika ada) hendaklah dikemukakan ke Bkew selewat-lewatnya pada 31 Ogos tahun semasa. 6. Semua peruntukan yang tidak mempunyai perancangan untuk dibelanjakan akan ditarik balik mulai 15 September tahun semasa. 7. Jabatan/Bahagian tidak digalakkan membuat komitmen baru selepas 31 Oktober sekiranya Jabatan/Bahagian tidak dapat memastikan bekalan/perkhidmatan boleh diterima dan bayaran dapat disempurnakan sebelum akhir tahun. 8. Semua perbelanjaan pada akhir tahun christmas shopping tidak dibenarkan bagi mengelakkan pembayaran di bawah AP 58(a). Elaun Lebih Masa 9. Ketua Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan secara bertulis sebelum kerja lebih masa dimulakan dan menyemak hasil kerja yang dicapai sebelum pembayaran/pelanjutan tempoh masa dibuat. Perjalanan Dalam Negeri 10. Ketua Jabatan diperingkat Kementerian dikehendaki mengurangkan atau menyelaras mesyuarat/bengkel yang melibatkan pegawai diperingkat negeri/daerah/institusi. 11. Ketua Jabatan perlu mengawal perjalanan udara berdasarkan peruntukan yang diluluskan. Permohonan tempahan tiket 3 penerbangan atas urusan rasmi perlu disokong dengan surat arahan bertugas di luar pejabat oleh Ketua Jabatan. 12. Bagi perjalanan di luar Ibu Pejabat, pengangkutan secara berkumpulan digalakkan. 13. Penghantaran dokumen/maklumat ke Kementerian secara by hand perlu dihentikan kecuali benar-benar perlu. Perjalanan Rasmi Ke Luar Negara 14. Semua permohonan perjalanan ke luar negara atas tugas rasmi hendaklah dikemukakan kepada BKew dua (2) minggu sebelum perjalanan dibuat untuk kelulusan Pegawai Pengawal. Perjalanan ke luar negara tanpa kelulusan Pegawai Pengawal terlebih dahulu boleh dikenakan tindakan tatatertib. Bagi yang menggunakan Akaun Amanah kelulusan Kementerian Kewangan juga diperlukan. 15. Jabatan/Bahagian di Kementerian dikehendaki mengemukakan cadangan perjalanan ke Luar Negara sehingga Novemerb tahun semasa kepada Bkew untuk semakan peruntukan sebelum dikemukakan kepada Ketua Perkhidmatan dan Pegawai Pengawal. 16. Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa bertanggungjawab menyelaraskan peruntukan perjalanan rasmi ke luar negara yang melibatkan Y.B. Menteri/Timbalan Menteri dan rombongan. Penggunaan Utiliti Dan Bahan 17. Bagi permohonan baru, kelulusan mendapatkan kemudahan telefon bimbit adalah dihadkan keapda pegawai Gred 54 dan ke atas. Bayaran bil telefon RM200 sebulan/pegawai dikekalkan. 18. Ketua Jabatan hendaklah memastikan penggunaan lampu dan alat penyaman udara dikurangkan semasa waktu rehat pejabat. Pemasangan lampu pada waktu malam di sekitar premis kerajaan dan institusi pendidikan hendaklah diminimumkan tanpa menjejaskan keselamatan. Penganjuran Kursus Dan Tugas Rasmi Secara Pakej 19. Ketua Jabatan dikehendaki mengadakan mesyuarat di pejabat masing-masing kecuali yang benar-benar perlu sahaja diadakan di premis luar. Keutamaan hendaklah diberi kepada premis KPM seperti Institut Aminuddin Baki (IAB), Institut Pendidikan Guru (IPG) dan 4 Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) Negeri atau premis latihan kerajaan. 20. Berkuatkuasa mulai 1 Jun 2008, permohonan pakej akan dipertimbangkan bagi yang benar-benar mustahak sahaja dan dihadkan dalam negeri masing-masing. Sekiranya tidak boleh dilaksanakan dalam negeri, maka negeri bersebelahan dibenarkan. 21. Bilangan urus setia hendaklah dihadkan dan pihak penganjur dinasihat mendapatkan bantuan daripada pegawai/kakitangan di peringkat negeri/daerah yang terlibat. 22. Penyediaan kain rentang, banner, bunting hendaklah dikurangkan dan pembelian beg kursus/seminar adalah tidak dibenarkan. 23. Semua majlis rasmi KPM termasuk perhimpunan bulanan, penyediaan buku atur cara, perhiasan, persembahan dan acara sambutan hendaklah dibuat secara sederhana. Pemberian cenderamata atau door gift adalah tidak dibenarkan. Penggunaan Kenderaan Jabatan/Sekolah 24. JPN/PPD bertanggungjawab bagi menyelaraskan penggunaan kenderaan (bas/van sekolah) di daerah masing-masing (termasuk Sekolah Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik, Sekolah Sukan/Seni) untuk dimanfaatkan oleh semua sekolah di negeri/daerah masing-masing. Penggunaan kenderaan jabatan hendaklah untuk tujuan rasmi mengikut pekeliling yang berkuatkuasa. Perbelanjaan Lain 25. Amalan mencetak diari, takwim, penyediaan baju T dan batik, beg, topi dan sebagainya sebagai cenderamata bagi majlis rasmi hendaklah dihentikan serta-merta. Pembekalan baju korporat Jabatan/Bahagain yang menggunakan peruntukan kerajaan juga dihentikan serta merta. 26. Pengambilan Pekerja Khidmat Singkat (PKS) oleh Jabatan/Bahagian hendaklah dihadkan kepada yang benar-benar mustahak sahaja dengan bilangan yang paling minimum. 27. Pemberian hadiah wang tunai dan cenderamata bagi sesuatu anugerah hendaklah dikaji semula bagi mengelakkan pertindihan dan mengurangkan perbelanjaan. 5 PEMAKAIAN 28. Kerjasama Ketua Jabatan adalah dipohon untuk memaklumkan pemakaian Pekeliling ini kepada semua agensi/cawangan di bawah kawalan jabatan masing-masing. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan berhubung dengan perkara ini pihak Y.Bhg. Datuk/Dato'/Tuan/puan boleh menghubungi pegawai berikut: i. Y.Bhg. Dato' Suid bin Saad Cawangan Bajet, Bahagian Kewangan No. telefon : 03-8884 7145 ii. Encik Hamsha bin Injau Cawangan Pentabiran & Kewangan, Bahagian Kewangan No. telefon : 03-8884 7602 TARIKH KUAT KUASA 29. Pekeliling ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ia dikeluarkan. Sekian, terima kasih. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" ( TAN SRI Dr. ZULKURNAIN BIN HAJI AWANG ) Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia s.k. 1. KPPM 2. Semua TKSU 3. Semua TKPPM 4. Ketua Setiausaha Perbendaharaan 5. Ketua Audit Negara </p>